Entenda o que é rotina administrativa de uma vez por todas!

Uma rotina muito atribulada e maçante pode resultar em cansaço exagerado ou, até mesmo, em desgastes psicológicos. No entanto, quando o assunto é rotina administrativa, deve-se encarar a terminologia de uma maneira bem diferente.

As rotinas administrativas são essenciais para a padronização do cotidiano corporativo de uma empresa.

Pensando nisso, elaboramos um guia para ensiná-lo a importância das rotinas administrativas e como implantá-las na sua empresa. Confira!

Entenda a importância da rotina administrativa

Todos os processos que acontecem durante o cotidiano corporativo definem qual é a função de uma empresa no mercado. Portanto, para assegurar que as metas e objetivos sejam alcançados no tempo estipulado, é imprescindível efetuar o controle de tudo o que acontece na empresa.

O gestor responsável por criar a rotina administrativa da sua empresa deve ser capaz de selecionar a função mais adequada para cada um dos colaboradores. Desse modo, otimiza-se a produtividade dos funcionários ao mesmo tempo em que cria uma estrutura de organização mais adequada para melhoria de processos.

Para garantir sempre um padrão de qualidade nos processos, é essencial contar com a inovação, seja por meio de novos métodos, técnicas ou normas a serem seguidas. Entre as variadas ferramentas de qualidade que podem ser utilizadas nos processos, está o método 5S. A seguir, explicaremos como implantá-lo em seu negócio.

Conheça o 5S

Atualmente uma grande variedade de ferramentas de qualidade encontram-se disponíveis para que os gestores otimizem o tempo e a produtividade de uma empresa.

O 5S surgiram de uma filosofia japonesa e conquistou seu espaço no âmbito empresarial como uma ferramenta capaz de estruturar, evitar desperdícios e melhorar aproveitamento do tempo. Entenda cada um dos 5S:

Seiri — Utilização

Essa técnica é a mais indicada para identificar e eliminar objetos e informações desnecessárias existentes no ambiente corporativo. A chave para o sucesso dessa etapa é a utilidade, mas lembre-se de descartar com cautela para que nenhuma informação ou documento importante perca-se.

Seiton — Organização

É a etapa seguinte responsável por arrumar os materiais que sobraram após o Seiri. Nessa fase, a chave é a simplificação. Toda a documentação deve ser colocada em locais de fácil acesso, de maneira que os funcionários percebam quando algo não está em seu devido lugar.

Seiso — Limpeza

Esta etapa é direcionada para a limpeza da área de trabalho. E também identifica as rotinas que geram lixos desnecessariamente, para assim modificá-las. Propõe ainda uma maneira de melhorar a qualidade de vida no ambiente corporativo.

Seiketsu — Padronização

Essa etapa representa a padronização e melhoria contínua da organização, arrumação e limpeza, implementados pelos métodos anteriores. Ela requer o envolvimento de toda a equipe corporativa. Afinal, se as mudanças não acontecerem, logo a empresa irá se encontrar na mesma situação de antes.

Assim, o gestor deve continuar a motivar os colaboradores a eliminarem as rotinas que geram perda de tempo e lixo.

Shitsuke — Disciplina

A última etapa irá mostrar se toda a equipe está realmente envolvida pelo programa 5S. Pois quando os colaboradores aceitam os novos processos e começam a executá-lo todos os dias, a disciplina já está instaurada na empresa.

Converse com todos os integrantes da empresa sobre dicas e sugestões para o novo programa adotado. Dessa forma, você pode solucionar os problemas de uma forma mais eficaz e com a participação de seus colaboradores.

E então, entendeu a importância da rotina administrativa? O programa 5S é útil para sua empresa? Deixe um comentário com suas dúvidas e sugestões!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *


Share This