Saiba como fazer o controle de notas fiscais de forma certa! Blog da MG
controle de notas fiscais

O controle de notas fiscais pode ser uma atividade dispendiosa, porém, essencial. Para tornar esse processo burocrático e complexo em um processo um pouco mais prático, é preciso garantir a organização das tarefas.

Afinal, o controle das notas fiscais quando mal feito pode gerar retrabalho, gastos desnecessários e até complicações com o fisco.

Veja a seguir nossas 4 dicas para tornar o controle de notas fiscais mais eficiente:

1. Estabeleça um processo

Uma boa maneira de começar é definindo um processo bem desenhado e detalhado de como a emissão e o recebimento de notas fiscais devem ser feitos.

Ter um procedimento estabelecido, cobrindo diferentes cenários, serve de referência para que todos os funcionários executem as atividades de maneira consistente e com mais agilidade.

Confira alguns pontos que devem ser incluídos no processo:

Fique atento aos prazos e pagamentos

Atenção especial aos prazos é essencial para evitar a incidência de multas e juros por atraso no pagamento. A organização deve priorizar o agrupamento das notas por datas, garantindo a visibilidade dos vencimentos mais próximos.

Verifique a autenticidade das notas

Conferir a autenticidade dos documentos é imprescindível antes de tomar qualquer ação relativa àquela nota fiscal. A validação pode ser feita por um contabilista ou direto no site da Fazenda, e consiste em checar órgão emissor, código de verificação, entre outras coisas.

Também pode ser válido confirmar internamente com a equipe responsável pela compra se aquela nota deveria ter sido emitida por aquele fornecedor.

Armazene com cuidado

É muito importante garantir um armazenamento eficiente das notas, separando entradas e saídas em pastas bem identificadas, organizando por cliente, data, ou por alguma outra categoria estabelecida dentro do processo.

Lembrando que empresas estão constantemente sujeitas a auditorias ou fiscalizações, e ter as notas bem organizadas ajuda a esclarecer questionamentos rapidamente ou comprovar que os procedimentos estão sendo seguidos corretamente.

2. Repasse as informações ao contador

Todas as informações relativas ao gerenciamento de notas fiscais devem ser repassadas para a contabilidade, seja ela um departamento da empresa ou um serviço terceirizado.

É de extrema importância que os contadores sejam notificados de todas as movimentações financeiras, até para possam executar o seu trabalho corretamente.

O fluxo de informação pode ser revertido também. Mantenha um bom relacionamento com os seus contadores e aproveite a consultoria desses profissionais para se manter atualizado sobre novidades e estratégias mais eficientes de controle financeiro.

3. Tenha um bom relacionamento com clientes e fornecedores

Estar sempre atento e conhecer o comportamento e as necessidades de clientes e fornecedores pode trazer diversas vantagens para os seus negócios. Além de garantir um bom relacionamento, pode vir bem a calhar na hora de resolver algum problema.

Caso surja uma eventual necessidade de adequar documentos fiscais (cancelamento ou cartas de correção, por exemplo), com um bom relacionamento você consegue evitar burocracia e gastos adicionais recorrendo diretamente aos clientes e parceiros.

4. Invista em automação

Não há nada mais eficiente para padronizar tarefas — e também torná-las mais rápidas e livres de erro — do que um sistema de gestão.

Automatizar o controle de notas fiscais é uma forma garantida de facilitar lançamento e acompanhamento de dados — além de disponibilizá-los automaticamente para a contabilidade, auxiliando na criação de fluxo de caixa e demonstração de resultados.

Em resumo, a melhor maneira de garantir um bom controle de notas fiscais é somando os melhores recursos e as melhores práticas. Com uma boa organização e comprometimento, é possível ter um controle eficiente e evitar problemas futuros.

Quer saber mais sobre o controle de notas fiscais? Entre em contato com nossos consultores!

BPO

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