Rotinas administrativas: Melhor metodologia a ser implantada Blog da MG
rotina administrativa

Uma rotina muito atribulada e maçante pode resultar em cansaço exagerado ou, até mesmo, em desgastes psicológicos. No entanto, quando o assunto é rotina administrativa, deve-se encarar a terminologia de uma maneira bem diferente. As rotinas administrativas são essenciais para a padronização do cotidiano corporativo de uma empresa.

Para uma boa gestão empresarial é preciso que todos os setores se envolvam. E uma ótima maneira de impulsioná-lo é criar rotinas administrativas. Todavia, muitos empresários ficam com dúvidas na hora de defini-las.

Pensando nisso, elaboramos um guia para ensiná-lo a importância das rotinas administrativas e como implantá-las na sua empresa. Confira!

Entenda a importância da rotina administrativa

Todos os processos que acontecem durante o cotidiano corporativo definem qual é a função de uma empresa no mercado. Portanto, para assegurar que as metas e os objetivos sejam alcançados no tempo estipulado, é imprescindível efetuar o controle de tudo o que acontece na empresa.

O gestor responsável por criar a rotina administrativa da sua empresa deve ser capaz de selecionar a função mais apropriada para cada um dos colaboradores. Desse modo, otimiza-se a produtividade dos funcionários ao mesmo tempo em que se cria uma estrutura de organização mais adequada para melhoria de processos.

Para garantir sempre um padrão de qualidade nos processos, é essencial contar com a inovação, seja por meio de novos métodos, seja por técnicas ou normas a serem seguidas. Entre as variadas ferramentas de qualidade que podem ser utilizadas, está o método 5S. A seguir, explicaremos como implantá-lo em seu negócio.

Conheça o 5S

Atualmente, uma grande variedade de ferramentas de qualidade encontram-se disponíveis para que os gestores otimizem o tempo e a produtividade de uma empresa.

O 5S surgiu de uma filosofia japonesa e conquistou seu espaço no âmbito empresarial como uma ferramenta capaz de estruturar, evitar desperdícios e melhorar o aproveitamento do tempo. Entenda cada um dos 5S:

Seiri — Utilização

Essa técnica é a mais indicada para identificar e eliminar objetos e informações desnecessárias existentes no ambiente corporativo. A chave para o sucesso dessa etapa é a utilidade, mas lembre-se de descartar com cautela para que nenhuma informação ou documento importante se perca.

Seiton — Organização

É a etapa seguinte, responsável por arrumar os materiais que sobraram após o Seiri. Nessa fase, a chave é a simplificação. Toda a documentação deve ser colocada em locais de fácil acesso, de maneira que os funcionários percebam quando algo não está em seu devido lugar.

Seiso — Limpeza

Esta etapa é direcionada para a limpeza da área de trabalho. E também identifica as rotinas que geram lixos desnecessariamente, para assim modificá-las. Propõe ainda uma maneira de melhorar a qualidade de vida no ambiente corporativo.

Seiketsu — Padronização

Esse S representa a padronização e melhoria contínua da organização, arrumação e limpeza, implementados pelos métodos anteriores. Ele requer o envolvimento e desempenho de toda a equipe corporativa. Afinal, se as mudanças não acontecerem, logo a empresa se encontrará na mesma situação de antes.

Assim, o gestor deve continuar a motivar os colaboradores a eliminarem as rotinas que geram perda de tempo e lixo.

Shitsuke — Disciplina

A última etapa mostrará se toda a equipe está realmente envolvida pelo programa 5S. Pois quando os colaboradores aceitam os novos processos e começam a executá-los todos os dias, a disciplina já está instaurada na empresa.

Entenda como otimizar a rotina administrativa

Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia pode ser muito útil para transformar a rotina administrativa em uma sequência de processos mais eficazes. Os softwares são excelentes alternativas para otimizar os processos da empresa, pois maximizam a capacidade produtiva dos recursos humanos, que trabalham mais em menos tempo.

Ao utilizar um software de gerenciamento, a automação das funções passa a ter mais precisão numérica, o que possibilita que se organize melhor sem maiores preocupações. Um exemplo de software que ajuda nos processos são os que auxiliam o setor de RH, como aplicativos de controle de ponto.

Eles tornam mais estratégicas as atividades dessas equipes, permitindo assim um maior controle da produtividade e de frequência dos colaboradores. Além de entregarem relatórios completos, a fim de tomar decisões assertivas.

Elabore uma rotina

Por mais que seja um sistema de padronização, as rotinas administrativas continuam sendo rotinas. Primeiramente, é preciso determinar um plano de processos. A implantação deste auxilia na padronização do sistema e também impede que coisas importantes sejam esquecidas e que sejam cometidos erros durante os processos.

As rotinas administrativas se constroem pela sistematização de processos diversos, em especial nas áreas de pessoal, administrativa, comercial e financeira. É necessário ter conhecimento técnico especializado de cada um desses campos e domínio de tecnologias, para executá-las. As atividades são realizadas de forma satisfatória por profissionais habilitados e ajudam a obter um bom resultado.

Todavia, antes de os colaboradores executarem as suas rotinas, é essencial ressaltar que os gestores, em suas atividades de gestão, reconheçam as melhores estratégias e a aplicação de recursos para iniciar as atividades administrativas. Primeiro vem o planejamento, depois a realização das rotinas administrativas — que identificará o que é preciso para que o negócio seja produtivo.

Delegue tarefas

É bastante habitual donos de empresas ou gestores desejarem administrar tudo sozinhos. Muitos têm uma ideia muito comum: faça você mesmo para que seja bem feito. Contudo, por mais que tenha sentido, isso pode acometer as rotinas administrativas devido ao acúmulo de funções. Nesse cenário, a estratégia é delegar funções e tarefas, a fim de aliviar suas obrigações.

Padronize procedimentos

É de suma importância que todos esses processos estejam no mesmo padrão e, dessa forma, conseguir maior velocidade, coesão e confiança na hora de colocar em prática as tarefas, também é muito vantajoso para o trabalho em equipe, pois, assim, uma mesma tarefa pode ser realizada por vários funcionários que já estarão familiarizados com o mesmo padrão. Isto faz com que a equipe seja mais colaborativa.

Converse com todos os integrantes da empresa sobre dicas e sugestões para o novo programa adotado. Desse modo, você pode solucionar os problemas de uma forma mais eficaz e com a participação de seus colaboradores. O investimento em consultoria e tecnologia pode mudar a maneira como a empresa gerencia as rotinas administrativas. Consequentemente, toda a cadeia de produção e os clientes perceberão os impactos dessas mudanças.

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BPO

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