Saiba como organizar a guarda de documentos da sua empresa

A guarda de documentos é uma importante atividade que as empresas precisam desempenhar. É por meio desse processo que se mantém o controle fiscal e contábil, evitando problemas com o fisco, além de trazer maior segurança jurídica para o negócio.

E para que haja uma verdadeira gestão das documentações, é fundamental conhecer os prazos mínimos de guarda, bem como as estratégias de armazenamento — e é isso que vamos explicar neste artigo. Então, se você está interessado no assunto, não deixe de conferir nosso texto. Acompanhe!

Qual é o período mínimo da guarda de documentos?

Cada documento precisa ser guardado por um período legal diferente, e os tipos variam a depender do core business de cada empresa. Entretanto, alguns papéis são comuns à maioria das companhias. Vamos ver alguns deles?

  1. De acordo com Inciso XXIX do art. 7º da Constituição Federal e o art. 11 da CLT, a guarda do Acordo de Compensação de Horas e de Prorrogação de Horas, dos Livros, cartão ou fichas de ponto e do Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho deve ser de cinco anos.

  2. De acordo com os arts. 32 e 45 da Lei 8.212/91, a guarda do Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS e da Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT) deve ser de dez anos.

  3. De acordo com o item 11 da Resolução do INSS nº 19/2000, a guarda do Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) e do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) deve ser de trinta anos.

Além dos documentos que citamos aqui, existe uma série de outros prazos que precisam ser respeitados. Para ter acesso a mais informações, você pode visitar o site da Editora Maph e pegar a lista de todas as documentações, leis que regularizam e prazos de guarda.

De que forma os documentos devem ser armazenados?

Provavelmente a maior dificuldade que você enfrenta com relação aos documentos é o armazenamento, não é mesmo? Essa gestão realmente não é fácil, mas pode ficar tranquilo! Temos algumas dicas que vão evitar que a pilha de papéis caia em sua cabeça sempre que você abrir o armário.

Arquivo suspenso com divisões em categorias

O arquivo suspenso é uma opção interessante: além de ocupar pouco espaço, ele pode ser compartimentalizado. Assim você pode dividir seus documentos por: tipo, origem, pessoas envolvidas, data de emissão etc.

Digitalização e armazenamento em nuvem

Mas se sua empresa não tem espaço disponível para um arquivo suspenso, que tal digitalizar toda a papelada? A guarda dos documentos não precisa ser feita fisicamente, ou seja, os arquivos virtuais também tem validade legal.

Além de ocupar menos espaço, você ainda pode optar por usar o serviço de armazenamento em nuvem, aumentando a segurança e a mobilidade das documentações da empresa.

Armazenamento externo

Se nem o arquivo suspenso e nem a digitalização de documentos chamaram sua atenção, ainda existe uma terceira opção: o armazenamento especializado.

Também conhecido como self storage, esse serviço consiste no aluguel de um espaço para guardar “coisas” — no seu caso, os documentos. Você é a única pessoa que terá acesso ao espaço alugado e ele pode ser organizado usando vários arquivos suspensos, por exemplo.

O que realmente importa na guarda de documentos é que você respeite os prazos legais antes de descartar qualquer papel. Além disso, é fundamental que toda a documentação seja facilmente acessada caso seja necessário investigar alguma coisa.

Mas se você ainda precisa de uma ajudinha extra para gerir essas questões em sua empresa, que tal contar com a MG Auditoria, Consultoria e Contabilidade? Nós temos dez anos de experiência na área e estamos prontos para ajudar você. Entre em contato!

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